Ekonomiskt ansvar
På våren 2018 fick Östra Nylands Avfallsservice Ab och Rosk'n Roll Oy Ab slutligen lov att fusioneras. Fastän bolaget redan under flera års tid arbetat tätt tillsammans innebar fusionen administrativt sett ännu mycket arrangemang och åtgärder.
”För ekonomins del krävde sammanslagningen av penningflödesdokumenteringen i olika system en omarbetning i såväl de egna systemen som i tjänsteproducenternas verksamhetsmodeller. Även löneadministrationens förenhetligande förutsatte omfattande åtgärder.”
Ekonomichef Suvi Sirén
Bokslut och verksamhetsberättelser
Bifogat finns Rosk'n Roll Oy Ab:s och Östra Nylands Avfallsservice Ab:s bokslut och verksamhetsberättelser för 1.1.-31.12.2018. Det är frågan om de sista verksamhetsberättelserna från två skilda bolag. I början av år 2019 fusionerades bolagen.
Östra Nylands Avfallsservice, bokslut och verksamhetsberättelse 2018
De största administrativa åtgärderna, som gjordes år 2018, för att genomföra fusionen var:
- att fastställa det ekonomiska systemet Sonet på nytt (bokföring, inköpsfakturor, anläggningstillgångar)
- att förenhetliga materialöverföringstjänsten och inkasseringen samt att överföra dessa till samma tjänsteproducent
- att ta i bruk lönesystemet enligt Avainta ry:s kollektivavtal och att fastställa Sonet-löneräkningssystemet och Sympa-personalsystemet på nytt
- att konkurrensutsätta försäkringarna och överföra dem till en ny tjänsteproducent.
Vi svarade på kraven i den nya dataskyddsförordningen
Verksamhetsmodellen för behandling av personuppgifter uppdaterades enligt den nya dataskyddsförordningen, som trädde i kraft 25.5.2018. Först kartlagde och grupperade vi våra informationsflöden. Vi sammanställde register från olika informationsflöden på basis av kontexten. Innehållet i dessa register, var de är belägna och ansvarsgrupper, beskrevs i registerbeskrivningarna. Dessutom upprättade vi processbeskrivningar över de centrala processerna i personuppgiftsbehandlingen och i avtalen bifogades vid behov anvisningar åt tjänsteproducenterna angående registerbehandling. För personalen hölls en utbildning i personuppgiftsbehandling på en ny elektronisk utbildningsplattform.
Arkiveringspraxis förnyades
För att kunna utveckla vår informationshantering krävdes också att förvaringsplanen för pappersdokument uppdaterades för hela verksamhetsområdet. Tidigare har arkiveringsplanen varit i bruk på en del av vårt verksamhetsområde. Nu sammanställde vi en gemensam plan för båda bolagen som juridiskt sett opererat som skilda bolag. Dessutom ordnade vi i praktiken hela arkivbeståndet enligt planen.