Taloudellinen vastuu
Keväällä 2018 Itä-Uudenmaan Jätehuolto Oy ja Rosk'n Roll Oy Ab saivat lopulta luvan fuusioitumiseen. Vaikka yhtiöt olivat jo useamman vuoden toimineet tiiviisti yhdessä, hallinnollisesti fuusioituminen merkitsi vielä monia järjestelyjä ja toimenpiteitä.
”Talouden osalta rahavirtojen dokumentoinnin yhdistäminen eri järjestelmissä vaati muokkausta sekä omiin järjestelmiin että palveluntarjoajien toimintamalleihin. Myös palkkahallinnon yhdenmukaistaminen edellytti laajoja toimenpiteitä.”
Talouspäällikkö Suvi Sirén
Tilinpäätökset ja toimintakertomukset
Ohessa Rosk'n Roll Oy Ab:n ja Itä-Uudenmaan Jätehuolto Oy:n tilinpäätökset ja toimintakertomukset 1.1.-31.12.2018 osalta. Kyseessä ovat viimeiset toimintakertomukset erillisiltä yhtiöiltä. Vuoden 2019 alussa yhtiöt fuusioituivat.
Itä-Uudenmaan Jätehuolto Oy, tilinpäätös ja toimintakertomus 2018
Suurimpia vuonna 2018 fuusion toteuttamiseksi tehtyjä hallinnollisia toimia olivat:
- Sonet-talousjärjestelmän uudelleen määrittely (kirjanpito, ostolaskut, käyttöomaisuus)
- Aineistonvälityspalvelun ja perinnän yhdenmukaistaminen ja siirtäminen samalle palveluntarjoajalle
- Avainta ry:n työehtosopimuksen mukaisen palkkausjärjestelmän käyttöönotto ja Sonet-palkanlaskentajärjestelmän sekä Sympa-henkilöstöjärjestelmän uudelleen määrittelyt
- Vakuutusten kilpailuttaminen ja siirto uudelle palveluntarjoajalle
Uuden tietosuoja-asetuksen vaatimuksiin vastattiin
Henkilötiedon käsittelyn toimintamallit saatettiin uuden, 25.5.2018 voimaan astuneen tietosuoja-asetuksen mukaisiksi. Ensin kartoitimme ja ryhmittelimme tietovirtamme. Erilaisista tietovirroista koottiin asiayhteyden perusteella rekisterit, joiden sisältö, sijainti ja vastuutahot kuvattiin rekisteriselosteisiin. Lisäksi laadittiin kuvaukset henkilötietojen käsittelyn keskeisistä prosesseista ja sopimuksiin liitettiin tarpeen mukaan rekisterin käsittelyohjeet palveluntarjoajille. Henkilöstölle pidettiin henkilötietojen käsittelyn koulutus uudella sähköisellä koulutusalustalla.
Arkistointikäytännöt uudistettiin
Tiedonhallintamme kehittäminen edellytti myös paperiselle dokumentaatiolle laaditun säilytyssuunnitelman päivittämistä koko toimialueelle. Aiemmin arkistonmuodostussuunnitelma oli ollut käytössä osassa toimialuettamme. Nyt muodostimme yhtenäisen suunnitelman juridisesti erillisinä toimineille yhtiöille. Koko arkistokanta myös käytännössä järjestettiin suunnitelman mukaisesti.